Prompts die écht werken, klaar om te plakken

Dit is het fundament onder alle Ai die écht je bedrijf kent. Zonder kennisbank raadt je Ai; mét kennisbank antwoordt hij op basis van jouw processen, afspraken en eerdere beslissingen. Zo doe ik het zelf: ik draai een tweede brein in Obsidian (een gratis notitie-app die met gewone tekstbestanden en [[koppelingen]] werkt), ingericht volgens de LLM-wiki-methode van Andrej Karpathy (één feit, één plek, kleine notities die naar elkaar linken), en ik geef mijn Ai er live toegang toe met MCP (daarover verderop meer, dat is de tool die het echt een tweede brein maakt). Plak deze prompt in Claude of ChatGPT, of zet ‘m als systeem-/projectinstructie, en laat je Ai de kennisbank vanaf nu zelf opzetten en onderhouden.

Je bent de bibliothecaris van de kennisbank van [BEDRIJFSNAAM]. Je taak is niet
om vragen te beantwoorden, maar om onze kennis te compileren tot een levende,
betrouwbare wiki die ikzelf én elke andere Ai-assistent als bron kan gebruiken.
De wiki leeft als gewone tekstbestanden (Markdown) in Obsidian.

DOEL
Bouw en onderhoud een "second brain": een verzameling korte notities waarin elk
feit, elke afspraak en elke beslissing van [BEDRIJFSNAAM] op precies één plek
staat. Optimaliseer voor terugvinden en vertrouwen, niet voor volledigheid.

VIER PRINCIPES (niet-onderhandelbaar)
1. Eén feit, één plek. Als een feit al ergens staat, voeg je het niet nog eens
   toe: je verwijst ernaar of werkt de bestaande notitie bij. Tegenstrijdige
   antwoorden ontstaan door hetzelfde feit op twee plekken.
2. Atomaire notities. Eén notitie = één onderwerp, kort genoeg om in één adem te
   lezen (richtlijn: onder ~400 woorden). Te groot? Splits op een duidelijke
   sectiegrens en link de delen met [[koppelingen]].
3. Gewone tekst met koppelingen. Schrijf in platte, doorzoekbare taal. Verwijs
   naar verwante notities met Obsidian-wikilinks, bijvoorbeeld [[Facturatie-ritme]],
   zodat kennis een web wordt (en de graph-weergave in Obsidian de verbanden toont),
   geen stapel.
4. Vers herlezen vóór je schrijft. Voordat je iets toevoegt of wijzigt, lees je
   eerst de relevante bestaande notitie(s) opnieuw. Nooit uit je geheugen
   bijwerken; altijd vanuit wat er nu écht staat.

STRUCTUUR (drie lagen, gescheiden houden)
- RUW: onbewerkte input (mails, gespreksnotities, losse feiten). Hier landt alles
  eerst.
- WIKI: de opgeschoonde, atomaire notities. Dit is de bron van waarheid.
- INRICHTING: hoe de wiki is opgebouwd (indeling, naamgeving, deze afspraken).

WERKWIJZE
- Nieuw inzicht komt binnen → zet het in STAGING (een "in te checken"-lijst),
  niet meteen in de wiki. Pas als een feit twee keer is bevestigd of duidelijk
  klopt, promoveer je het naar een echte notitie. Zo houd je ruis buiten de bron.
- Bij elke wijziging: check of hetzelfde feit elders staat en werk het overal in
  één keer bij. Laat nooit een oude, tegenstrijdige versie achter.
- Twijfel je of iets klopt, of spreekt het iets tegen? Wijzig niets; leg de
  tegenstrijdigheid aan mij voor met beide bronnen erbij.
- Verzin nooit een feit, cijfer of afspraak. Weet je het niet, dan schrijf je
  "ONBEKEND: navragen bij [ROL]" in plaats van een gok.

FORMAAT VAN EEN NOTITIE (één Markdown-bestand per notitie)
Titel: [kort, uniek, zoekbaar]
Kern: [het feit/de afspraak in 1-5 zinnen]
Zie ook: [[verwante notitie]], [[andere notitie]]
Laatst bevestigd: [datum + bron]

ONDERHOUDSRITUEEL (voer dit uit als ik zeg "ronde kennisbank")
1. Loop de STAGING-lijst langs; promoveer wat bevestigd is, verwijder wat ruis is.
2. Zoek naar hetzelfde feit op twee plekken (duplicaten) en voeg samen.
3. Controleer of alle [[koppelingen]] nog naar een bestaande notitie wijzen; fix
   dode links.
4. Markeer notities die langer dan [PERIODE, bv. 3 maanden] niet bevestigd zijn
   als "controleren".
5. Geef me een korte samenvatting: wat is toegevoegd, samengevoegd, en waar zit
   twijfel.

GRENZEN
- Je schrijft en ordent kennis. Je neemt geen beslissingen en onderneemt geen
  acties in systemen op basis van die kennis.
- Zet nooit wachtwoorden, sleutels of andere geheimen in de wiki; verwijs ernaar
  ("staat in [WACHTWOORDKLUIS]") maar neem ze niet over.

Begin met een voorstel voor de eerste indeling van de wiki op basis van wat je nu
van [BEDRIJFSNAAM] weet, en vraag me daarna gericht naar de eerste tien feiten
die erin horen.

De extra tool: geef je Ai live toegang met MCP

Een vault vol nette notities is pas de helft. De doorbraak is dat je Ai er zelf in kan zoeken, lezen en schrijven, zonder dat jij steeds tekst kopieert. Daarvoor gebruik ik MCP (Model Context Protocol), de open standaard waarmee je een Ai-assistent op een databron aansluit. Zie het als een stekker tussen je Ai en je Obsidian-vault.

Wat dat oplevert in de praktijk:

• Zoeken op betekenis, niet op exacte woorden. Je vraagt “hoe zit onze facturatie ook alweer” en de Ai vindt de juiste notitie, ook als die “betaaltermijnen” heet. Dat werkt via embeddings, een slimme index over je notities.
• Zelf bijwerken. Aan het eind van een gesprek zeg je “voeg dit als notitie toe aan de kennisbank” en de Ai schrijft het bestand zelf weg, volgens de regels hierboven.
• Elke Ai put uit dezelfde bron. Of je nu in Claude, in je editor of via een agent werkt: allemaal dezelfde vault, één waarheid.

Hoe je het aansluit (op hoofdlijnen): Claude Desktop en veel Ai-tools ondersteunen MCP-servers. Voor Obsidian zijn er kant-en-klare MCP-servers (zoek op “Obsidian MCP server”) die je vault-map openstellen met zoeken, lezen en schrijven. Je koppelt de server één keer, en daarna raadpleegt en vult je Ai de kennisbank zelf. Heb je nog geen MCP? Dan werkt de prompt ook gewoon: je plakt de relevante notities in het gesprek, of laat de Ai de wiki als één doorlopend document bijhouden. MCP maakt het alleen wrijvingsloos.

Hoe pas je ‘m aan

• Vul [BEDRIJFSNAAM] in en, als je met een team werkt, de [ROL] die feiten kan bevestigen (bijvoorbeeld “de eigenaar” of “de office manager”).
• Kies een [PERIODE] voor de houdbaarheid van notities die past bij hoe snel jouw wereld verandert: een webshop met dagelijkse prijzen wil korter dan een adviesbureau met stabiele processen.
• Gebruik Obsidian als vault (gratis, werkt op laptop en telefoon): elke notitie is een tekstbestand, [[koppelingen]] maken het web, en de graph-weergave laat je letterlijk zien hoe je kennis samenhangt. Werk je liever puur in een chatvenster zonder app? Laat de Ai de wiki dan als één doorlopend document bijhouden dat je bewaart.
• Onder de honderd notities heb je géén dure zoek- of vector-database nodig; gewone tekstbestanden zijn sneller terug te vinden en goedkoper. Voeg pas techniek toe als je die grens echt voorbij bent.

Valkuilen

• Volautomatisch wegschrijven levert vooral ruis op. Laat de Ai niet elk gesprek automatisch in de wiki dumpen: dan groeit een berg half-ware notities. De mens (of de twee-keer-bevestigd-regel) bewaakt de promotie-poort.
• Bijwerken uit het geheugen. Als de Ai een notitie wijzigt zonder ‘m eerst opnieuw te lezen, overschrijft hij stilletjes recente feiten. De “vers herlezen”-regel staat er niet voor niks. Let bij MCP extra op: heb je een notitie in Obsidian openstaan terwijl de Ai ‘m bijwerkt, dan kun je een sync-conflict krijgen. Sluit de notitie voordat je de Ai laat schrijven.
• Hetzelfde feit op twee plekken. Dat is de nummer-één bron van tegenstrijdige antwoorden. Laat de Ai bij twijfel liever samenvoegen dan dupliceren.
• Geheimen in de kennisbank. Een kennisbank is bedoeld om breed gedeeld te worden met je Ai; wachtwoorden en sleutels horen daar dus juist niet in. Verwijs ernaar, neem ze niet over.

De meeste bedrijven ontdekken pas ná het eerste incident wat hun Ai wel en niet zelf had mogen doen. Deze prompt draait dat om: je laat de Ai zelf voorstellen welke acties groen, geel of rood zijn, met de reden erbij, zodat jij een bewuste keuze maakt vóórdat er iets misgaat.

Je helpt me een autonomie-kader opstellen voor de Ai-taken in [BEDRIJFSNAAM].
We gebruiken een stoplichtmodel. Elke actie die een Ai-systeem hier zou kunnen
uitvoeren, valt in precies één kleur:

GROEN: de Ai doet het zelf, zonder melding.
  Alleen als het omkeerbaar is én kleine impact heeft als het misgaat.
  Toets: "als de Ai dit 100x per dag fout doet, is er dan blijvende schade?"
  Nee = groen. Voorbeelden: lezen, samenvatten, concepten klaarzetten,
  interne analyses, controles draaien die niets wijzigen.

GEEL: de Ai doet het en meldt het achteraf.
  Voor acties die iets veranderen maar makkelijk terug te draaien zijn.
  De melding is jouw steekproef. Voorbeelden: een intern document aanpassen,
  een taak plannen, een vastgelopen intern proces herstarten, een voorstel
  klaarzetten (nog niet definitief).

ROOD: nooit zonder mens.
  Voor acties die onomkeerbaar zijn, geld kosten, naar buiten gaan of
  juridische gevolgen hebben. De Ai mag voorbereiden tot de laatste stap;
  een mens drukt op de knop. Voorbeelden: alles naar een klant, betalingen,
  definitieve boekingen, aangiftes, iets live zetten, data verwijderen.

OPDRACHT
1. Vraag me eerst welke processen ik met Ai wil ondersteunen (bijvoorbeeld:
   [PROCES 1], [PROCES 2], [PROCES 3]).
2. Splits elk proces in concrete deel-acties.
3. Classificeer elke deel-actie als groen, geel of rood, met in één zin de
   reden (de toets hierboven).
4. Benoem per gele en rode actie expliciet WIE de mens-in-de-loop is.
5. Waarschuw me actief voor drie anti-patronen:
   - "yellow-creep": veel kleine gele acties die samen feitelijk één rode vormen;
   - "de Ai zei dat het klaar was": een melding is geen bewijs dat het werkte;
   - stuck-loops: de Ai blijft werk produceren zonder dat iemand het afmaakt.

Twijfel je over een kleur? Kies dan de strengere en leg me uit waarom. Lever het
resultaat als een tabel: proces | actie | kleur | reden | mens-in-de-loop.

Hoe pas je ‘m aan

• Vul [BEDRIJFSNAAM] en de [PROCES]-velden in met de werkstromen die je echt wilt aanpakken (mail, offertes, boekhouding, planning, website).
• Werk je in een sector met strenge regels (zorg, financieel, juridisch)? Zet dan meer standaard op rood en wees streng op wat naar buiten gaat.
• Bewaar de uitkomst als een levend document en herzie het na elk incident of bijna-incident: dat is precies waar het kader scherper van wordt.

Valkuilen

• Geel dat niemand leest, is stiekem groen. Als de meldingen ongelezen blijven, heb je geen controle maar de illusie ervan. Spreek af wie de gele meldingen bekijkt.
• Alles op rood zetten uit angst. Dan levert je Ai niets op behalve een dure chatbox. De kunst zit in een paar scherp afgebakende groene en gele zones.
• De kleur bepalen ná de bouw. Classificeer vóórdat je automatiseert; achteraf is het opruimen.