“Hoe lang gaat dat duren?” Het is de vraag die bij elke klus als eerste op tafel komt, en het is de vraag waar de meeste mensen intuïtief op antwoorden. Ze denken aan hoe lang zij, of een medewerker, erover zouden doen als ze het met de hand deden. “Dat is wel een dag werk.” “Reken maar op een uur of vier.”

Zodra Ai het uitvoerende werk doet, klopt dat antwoord niet meer. Niet een beetje, maar vaak met een factor. Ik ben er daarom mee gestopt om te schatten op onderbuik en begonnen met meten. Wat kost een taak écht als Ai het werk doet en ik het aanstuur en bewaak? De uitkomsten waren consequent kleiner dan wat mijn gevoel me influisterde, en dat gevoel bleek gebaseerd op een wereld die er niet meer is.

Het verkeerde referentiekader#

Als je zegt “dit kost normaal een dag”, dan is dat een schatting op handmatige doorvoer. Je rekent met de snelheid van een mens die regel voor regel typt, opzoekt, nadenkt, koffie haalt, en weer verder gaat. Dat is een prima referentie voor werk dat een mens met de hand doet.

Maar het is de verkeerde referentie voor werk waarbij Ai het zware tilwerk verzet. Dan is de bepalende snelheid niet meer hoe snel een mens typt, maar hoe snel het systeem doorwerkt en hoe snel jij als mens de tussenresultaten kunt beoordelen en bijsturen. Dat is een fundamenteel andere doorvoer. Blijven schatten op de oude referentie is als de reistijd van een auto inschatten op basis van hoe hard je kunt lopen. Je zit er niet een beetje naast, je zit er structureel naast.

Wat ik heb gemeten#

Om van gevoel naar feit te komen, ben ik na afloop van taken de werkelijk verstreken tijd gaan opschrijven. Niet de tijd die ik vooraf had geschat, maar wat het echt kostte, van begin tot afgerond en gecontroleerd. Een paar van die metingen, om een gevoel te geven van de orde van grootte:

  • Een volledige beveiligingsdoorlichting over een brede reeks categorieën, inclusief het meteen doorvoeren van de fixes: rond de dertig minuten.
  • Het herstructureren van een aantal modules met bijbehorende tests erbij: rond de twintig minuten.
  • Het live zetten van een nieuwe versie inclusief de versie-administratie: een minuut of vijf.

Let op wat hier gebeurt. Een beveiligingsdoorlichting mét reparaties zou je met de hand zomaar een dag kosten, en het is hier een klus van een half uur. Een module-herstructurering die handmatig een middag vult, is twintig minuten. Dat zijn geen kleine correcties op mijn schatting, dat zijn andere ordes van grootte. En juist dat maakt het gevaarlijk om op gevoel te blijven plannen: je overschat de doorlooptijd zó sterk dat je kansen laat liggen, of taken uitstelt die eigenlijk in een verloren half uur passen.

Van metingen naar een eenvoudige richtlijn#

Losse metingen zijn aardig, maar je hebt iets nodig waar je in het dagelijks werk mee kunt plannen. Daarom heb ik mijn metingen samengevat in een grove indeling naar omvang van de taak. Niet om exact te zijn, maar om een eerlijk startpunt te hebben dat niet uit de lucht gegrepen is.

  • Klein: een taak van een paar bestanden met een heldere, afgebakende opdracht. Reken op vijf tot vijftien minuten.
  • Middel: een echte functie, een module, iets met wat meer bewegende delen. Reken op vijftien tot vijfenveertig minuten.
  • Groot: een herstructurering over meerdere onderdelen, of een volledige doorlichting. Reken op vijfenveertig tot negentig minuten.

Deze getallen zijn geen natuurwet. Het zijn míjn getallen, gebaseerd op míjn metingen, in míjn soort werk. En dat is precies de bedoeling. Ze zijn geen belofte die voor iedereen geldt, maar een vertrekpunt dat je op eigen waarnemingen bijstelt.

De discipline: kalibreer op wat je echt meet#

Het punt van dit hele verhaal is niet dat “Ai alles sneller doet, dus schat maar laag”. Dat zou een nieuwe onderbuik zijn, alleen dan de andere kant op. Het punt is dat je moet schatten op gemeten doorvoer, en die metingen blijven verzamelen.

De werkwijze die ik aanhoud is eenvoudig. Na elke klus schrijf ik de werkelijk verstreken tijd op. Niet wat ik vooraf dacht, maar wat het werd. En na een handvol van die metingen pas ik mijn richtlijn aan als de werkelijkheid daar structureel van afwijkt. Zo blijft mijn schatting meebewegen met hoe het werk zich in de praktijk gedraagt, in plaats van vast te roesten op een gevoel uit een tijd die voorbij is.

En als iemand mij vraagt hoe lang iets gaat duren en ik het echt niet weet, dan zeg ik dat eerlijk en verwijs ik naar wat vergelijkbare taken eerder kostten. Dat is oneindig veel bruikbaarder dan een cijfer verzinnen dat goed klinkt maar nergens op stoelt. Een eerlijke “ik weet het niet precies, maar iets vergelijkbaars kostte laatst twintig minuten” is een betere basis om op te plannen dan een zelfverzekerde slag in de lucht.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?#

Deze les raakt aan iets wat verder gaat dan planning alleen: het raakt aan hoe je de waarde van Ai inschat. Als je blijft rekenen met handmatige doorlooptijden, dan reken je jezelf rijk op de verkeerde manier, óf je durft de stap niet te zetten omdat je denkt dat het toch een dagtaak wordt. Beide zijn duur.

  • Meet, in plaats van te gokken. Schrijf na een klus op wat het echt kostte. Na een paar keer heb je een eerlijk beeld dat op waarnemingen rust, niet op gevoel.
  • Laat de oude referentie los. “Dat is een dag werk” is een uitspraak over handmatig werk. Als Ai het uitvoert, is dat niet meer je maatstaf.
  • Wees eerlijk als je het niet weet. Verzin geen cijfer om zelfverzekerd over te komen. Verwijs naar wat vergelijkbaar werk eerder kostte. Dat is bruikbaarder dan een gok.
  • Bijstellen is geen falen. Je richtlijn hoort mee te bewegen met de werkelijkheid. Elke meting die afwijkt, is informatie om je schatting scherper te maken.

Het mooie is dat je hier vandaag mee kunt beginnen, zonder iets te bouwen. Pak de eerstvolgende klus die je met Ai aanpakt, en schrijf op wat het echt kostte. Doe dat vijf keer, en je hebt een planningsbasis die eerlijker is dan het gevoel van iedereen om je heen.

Zelf aan de slag#

Vraag je je af waar in jouw bedrijf Ai het meeste tijd zou schelen, en hoe je dat realistisch inschat in plaats van op onderbuik, kijk dan op de consulting-pagina hoe ik werk. En wil je eerst zelf verkennen waar de kansen liggen, download dan de gratis Ai-startklaar-checklist voor het mkb.